• Popis
  • CRM advokátske kancelárie

CRM advokátske kancelárie

  • CRM Motion Law je odborové riešenie, ktoré vzniklo na základe požiadaviek advokátskych kancelárií optimalizovať procesy v advokátskych, notárskych, exekučných kanceláriách. Zjednodušiť komunikáciu medzi klientmi, partnermi a advokátskou kanceláriou.

    Riešenie je modulovo postavené na myšlienke efektívneho riadenia vzťahu advokátskej kancelárie s partnermi, klientmi a klientmi partnerov.

Funkcionality

Komunikácia

umožňuje efektívnu komunikáciu prostredníctvom webového portálu, webovej aplikácie. Optimalizuje tok informácií medzi klientom, partnermi a advokátskou kanceláriou. Vďaka tomuto modulu máte vždy ON-LINE virtuálnu kanceláriu poruke. Eliminujeme neproduktívnu komunikáciu typu:

  • ako je na tom naša kauza
  • aké máte poznatky k procesu
  • kedy máte voľný termín schôdzky
  • ktorý súbor poslaný naposledy je aktuálny, atď.

 

Klientske CRM

cieľom modulu klientskeho CRM je kvalitný a rýchlo implementovateľný informačný systém, ktorý presne pokrýva špecifické potreby a požiadavky malých a stredných firiem v oblasti obchodu, marketingu a riadenia vzťahu so zákazníkmi.

Spisy

poskytuje prehľad o advokátskych spisoch. Zobrazené spisy triedi podľa príslušného právnika, čísla spisu, umiestnenia spisu, klienta či protistrany. Číslovanie nových spisov je automatické podľa Vami zvoleného definovaného číselného radu. Dokončené spisy sa archivujú, sú dostupné na základe oprávnenia. Na úrovni jednotlivých spisov možno obmedziť prístup alebo povoliť, aby koncipient, asistentka, partner, klient mal dostupné len spisy, na ktorých naozaj pracuje, alebo ktoré mu patria. K jednotlivým spisom môže Vaša kancelária, partner, klient priraďovať ľubovoľné dokumenty, obrázky či ďalšie súbory, ktoré s danou kauzou súvisia. Samozrejmosťou je tiež fulltextové vyhľadávanie.

Evidencia partnerov, klientov

súčasťou aplikácie je tiež databáza partnerov, klientov. U jedného klienta je možné evidovať viac adries, zástupcov, pobočiek, previazanosť na ďalšie firmy a ďalšie osobné údaje. Kontakty je možné ďalej deliť do kategórií či vyhľadávať podľa ľubovoľného poľa. Ku každému partnerovi, klientovi je možné prikladať aj súbory, napr. zmluvu medzi Vašou kanceláriou a partnerom, klientom.

Kontácia, aktivity, ciele

kontácia slúži ako efektívny nástroj pre sledovanie odvedenej práce na jednotlivých kauzách a zároveň ako vstupná informácia pre zadávanie položiek pre fakturáciu. Eviduje, čo a kedy právnik, koncipient, skupina urobili. Záznam sa priradí ku spisu, kauze, ktorej sa týka. Systém umožní zadať počiatočný a koncový čas, umožní zadať skupinu osôb pracujúcich na spise, kauze. Druhy činností sú vopred definované, napr. telefonát s klientom, schôdzka, súdne státie, konzultácie, cesta za zákazníkom, atď. Vaša jediná práca spočíva v doplnení vykonávaných činnosti a stanovení dohodnutej ceny za prácu pre konkrétneho partnera, klienta. Je možné zadať aj hotové výdavky, ako kolky a cestovné náklady, alebo napísať a zdôvodniť sumu podľa vlastného uváženia. Pri každom úkone je možné zvoliť či a akým spôsobom sa má fakturovať.

Externé dáta

získavajú Informácie z externých zdrojov a ponúkajú aktualizáciu. Umožňuje automatické importovanie dát z týchto zdrojov. Vždy budete mať poruke aktuálne informácie.

  • ISIR - získava aktuálne informácie z ISIR
  • ARES - uľahčenie práce prepojením s ARES
  • Infosoud - získava dáta z Infosoudu
  •  Dátová schránka - prepojenie s dátovými schránkami

 

Kalendáre

všetky dáta, aktivity, ciele evidované v "CRM Motion Law" vytvárajú záznamy do zdieľaného kalendára pre celú kanceláriu. Kalendár funguje ako centrálny pre všetky aktivity kancelárie. Zároveň môže slúžiť aj ako zdroj záznamov pre osobné kalendáre, kde môžete povoliť prístup, pohľad na váš súkromný kalendár. V opačnom prípade sa záznam eviduje ako zaneprázdnený. Centrálny kalendár umožňuje filtrovať, usporiadať podľa Vami nadefinovaných jednotlivých osôb a zobrazovať po dňoch, týždňoch i mesiacoch.

Dokumenty DMS

súčasťou aplikácie je súbor Vami používaných šablón, dokumentov. V systéme je možné uchovávať veľké množstvo šablón, dokumentov, ktoré sú prehľadne radené do kategórií a previazané s celou aplikáciou. Vytvorte novú zmluvu zo šablóny, pošlite ju emailom klientovi a zároveň priraďte ku spisu, aby bola dostupná aj pre koncipientov, partnerov a klientov.

Kniha pošty

aj v súčasnej digitálnej dobe pretrváva nutnosť posielanie poštou, kuriérom, niektoré dôležité dokumenty v papierovej podobe. Pre ich evidenciu využijete knihu pošty. Pri príjme či odosielaní listu stačí len zadať základné údaje (odosielateľa, príjemcu, čoho sa list týka) a zaradiť k príslušnej kauze. Modul umožňuje naskenovanie dokumentov a priradenie ku spisu, partnerovi, klientovi. Všetci, ktorí na kauze pracujú, tak budú mať vždy aktuálne informácie, bez toho, aby museli s papierovým originálom prísť do styku. Môžete doplniť aj podrobnejšie informácie, poznámky a prílohy.

Štatistiky

súčasťou modulu sú podrobné štatistiky, ktoré umožňujú prehľadne sledovať a porovnávať výkonnosť jednotlivých koncipientov, asistentov, kolegov podľa vykázaných aktivít na kauze aj na spise. Podobne možno sledovať aj platby generované jednotlivými klientmi. Ľahko tak kedykoľvek zistíte, ktorí zamestnanci, kolegovia, partneri a klienti sú pre Vás kľúčoví. Získané dáta je možné ďalej využiť pri stanovení odmien, plánovaní aktivít s možnosťou zvýšenia efektívnosti Vašej kancelárie. Pre kancelárie, ktorým nestačia základné štatistické pohľady, máme pripravený rozširujúci modul Štatistiky Plus.

Štatistiky Plus

v rámci modulu Štatistiky Plus je možné vytvoriť Vami definované množstvo reportov prispôsobených Vašim potrebám. Týmto získate dokonalý manažérsky prehľad a efektívny nástroj pre rozhodovanie. Každý report si exportujte do rôznych formátov (Excel, Word, PDF, obrázok ...) a ďalej spracovávajte, upravujte, vyhodnocujte, vytlačte, alebo trebárs pošlite emailom.

PRODUKTY
REFERENCIE
FLEXI IT1:1 SolutionLeonardoE-commerce
D3Soft s.r.o.  EU
D3Soft s.r.o.
Jašíková 2
821 03 Bratislava
Slovenská republika
2014 ©Všetky práva vyhradené, D3Soft s.r.o.